先進国の中で完全に落ちこぼれになってしまった日本社会のデジタル化。その最たるものが行政書士を含む「士業」の世界です。日々の業務を紙とはんこと郵便で行っている人々がほとんどですし、業界内部の連絡も冊子の配布やFAXといったありさまです。
しかし在留資格の手続きは2022年から、ほぼ全ての分野で電子申請が可能になりました。申請者のデータをデジタル化して集めれば、行政書士や弁護士は入国管理局に出向くことなく、インターネットで在留資格の認定、変更、更新が出来るようになったのです。
そこで「埼玉外国人雇用お助け隊」では、お客さまの最初のお問い合わせから業務完了まで、次のようにデジタルとクラウドを基本に進めています。このシステムを、「デジタル・コラボ・システム」（DCS)と呼んでいます。
Google Formやメールでお問い合わせをされたお客様には、Googleドライブで共有した「無料ご相談シート」に可能な限り詳しく記入していただきます。お助け隊隊員はこのフォーマットを自由に改編して使うことができます（以下同じ）。
Step1からお客様との契約までの間には、在留資格についての分かりやすい説明書、契約のひながた、個人情報保護方針、料金表、お客様の個人情報などの書類を、お客様とドライブで共有します。契約が成立してからは、お客様と業務管理シートを共有して作業の進捗を管理していきます。詳しくは下の動画を御覧ください。
在留資格を申請し首尾よく許可を得るには、膨大な提出書類について、許可要件と対応させながら、正確に記入していかなければなりません。そこで役に立つのが「デジタル書類作成Form」です。これは在留資格ごとに、法令の要件と申請書の項目、関連資料のテンプレートがリンクしていて、絶対に記入漏れがないようにできています。詳しくは下の動画を御覧ください。
DCSは、紙、郵便、メールからあなたを解放するだけでなく、ファイルと本棚からもあなたを解放します。そして、もちろん入国管理局への出張からも解放します。DSCは、最終的に入管の「在留申請オンラインシステム」で、デジタル申請するためのシステムだからです。「在留申請オンラインシステム」については、こちらをご覧ください。
デジタル・コラボ・システムについては、下の動画をご覧いただけば、直感的に理解していただけると思います。また”サンプル”を操作してみたい方は、お問合せフォームでリクエストしてください。
以上のように、お助け隊の隊員は、膨大で複雑な書類をゼロから自分で作る必要がありません。あらゆる書類が、クラウド上のテンプレートとして準備されているので、TPOに応じて自分で編集しながら使えばよいのです。またライブラリーになっている過去のドキュメントを参照したり、他の隊員からアドバイスを得たりすることもできます。業務のデジタル化は、チームにとってこそ絶対不可欠なものだと言えるでしょう。
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